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Firmentermine und Feiertage in Outlook verteilen - ohne Einladungsflut.

Einen Quelltermin zentral verwalten und an ausgewählte Outlook-Kalender verteilen, ohne dass alle Mitarbeitenden eine Einladung annehmen müssen.

Das Sternchen ist der Auslöser. Erstellen Sie einen Eintrag in einem Group Calendar und setzen Sie ein Sternchen (*) in den Betreff. Exchange Group Calendar kopiert diesen Eintrag anschließend in die persönlichen Outlook-Kalender der Benutzer, die Mitglied dieses Group Calendars sind.

Warum das nützlich ist

Nicht jedes unternehmensweite Ereignis muss als Einladung verschickt werden. Bei Feiertagen, Firmenveranstaltungen, internen Fristen oder allgemeinen Büroterminen soll der Termin oft einfach nur in den Outlook-Kalendern der richtigen Personen erscheinen.

Exchange Group Calendar verwendet dafür einen zentralen Group Calendar als Quelle. Ein Administrator erstellt oder ändert einen Eintrag in diesem Group Calendar, und EGC verteilt ihn an die persönlichen Kalender der ausgewählten Benutzer.

So funktioniert der Sternchen-Auslöser

Um ein Ereignis oder einen Feiertag in persönliche Kalender zu verteilen, erstellen Sie den Eintrag im entsprechenden Group Calendar und fügen ein Sternchen in den Betreff ein. Auf den meisten Tastaturen geben Sie ein Sternchen mit Shift + 8 ein.

Beispielbetreff:

* Firmenfeiertag

Sobald EGC das Sternchen im Betreff erkennt, kopiert das System diesen Eintrag in die Outlook-Kalender aller Benutzer, die Mitglied dieses bestimmten Group Calendars sind.

Ein Element nur an ausgewählte Benutzer verteilen

Manchmal soll ein Eintrag nicht an alle Mitglieder des Group Calendars verteilt werden. EGC kann auch gezielt an einen oder mehrere bestimmte Benutzer verteilen, indem der eindeutige Teil der E-Mail-Adresse verwendet wird.

Termine, die von Benutzern in den Group Calendar kopiert werden, erscheinen dort standardmäßig mit diesem eindeutigen Namen in eckigen Klammern. Beispiel: Termine von jimR@company.com erscheinen als [JimR] Betreff.

Um einen neuen Eintrag nur an zwei Benutzer zu verteilen, erstellen Sie den Eintrag im Group Calendar und beginnen den Betreff mit den Benutzerkennungen zwischen Rautezeichen, getrennt durch ein Pipe-Zeichen:

#JimR|JohnV# Betreff

Für drei Benutzer fügen Sie einen weiteren Namen hinzu, zum Beispiel #JimR|JohnV|JaneD# Betreff. Für einen Benutzer verwenden Sie #JimR# Betreff.

Nur ein Quelleintrag zu verwalten

Obwohl mehrere Benutzer das veröffentlichte Ereignis oder den Feiertag in ihrem eigenen Outlook-Kalender sehen, gibt es im Group Calendar nur einen Quelleintrag. Wenn der Organisator diesen Quelleintrag ändert oder löscht, wird die Änderung erneut an die Mitglieder dieses Group Calendars übertragen.

Wenn später ein neuer Benutzer zum Team kommt und als Mitglied des Group Calendars hinzugefügt wird, kann der Termin auch in dessen Kalender veröffentlicht werden.

Grundeinrichtung

• Erstellen Sie einen Group Calendar in der GCADMIN-Konsole.
• Fügen Sie Benutzer hinzu, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben, sie aus der Global Address List auswählen oder eine Verteilerliste auswählen.
• Wählen Sie die Benutzer und den Group Calendar aus und klicken Sie auf Make member.
• Wählen Sie im Berechtigungsbereich mindestens einen Administrator aus, der die *-Einträge erstellen darf.
• Erstellen Sie das Ereignis oder den Feiertag im Group Calendar und setzen Sie * in den Betreff.

Eigene Group Calendars für Ereignisse oder Feiertage

Es ist nicht zwingend erforderlich, aber oft sinnvoll, eigene Group Calendars für Firmenveranstaltungen, Feiertage oder allgemeine Bürotermine anzulegen. Da Benutzer Mitglied mehrerer Group Calendars sein können, lassen sich verschiedene Arten von Kalendereinträgen sauber strukturieren.

Mit Filtern auf anderen Group Calendars können Sie verhindern, dass Feiertage und allgemeine Ereignisse in Kalendern erscheinen, in denen sie nicht benötigt werden. So bleiben die Kalender übersichtlich und vermeiden unnötige Informationen.

Genehmigung von Urlaubs- und Abwesenheitsanfragen

Ein Urlaubskalender kann auch mit einem Moderator verwendet werden. In diesem Fall erstellen Benutzer ihre Urlaubsanfrage in ihrem eigenen Outlook-Kalender. Exchange Group Calendar sendet die Anfrage an HR oder eine andere zuständige Person, und das Ergebnis wird in den Kalendereintrag des Benutzers zurückgeschrieben.