Wie man die Unternehmens-Kalendereinträge/Termine und Urlaubs- und Feiertage in die Outlook-Kalender aller Benutzer kopiert.

Exchange Gruppen-Kalender hat eine Reihe von interessanten und nützlichen Funktionen. Eine davon ist die Möglichkeit für Benutzer mit administrativen Zugriffsrechten, Einträge vom Gruppen-Kalender in persönliche Outlook Benutzer-Kalender zu schieben. Das ist besonders für das Firmenveranstaltungsmanagement äußerst hilfreich, und niemand muss “eingeladen” werden bzw. niemand muss die Einladung “akzeptieren”. Sie können die Veranstaltungen/Kalendereinträge oder auch Urlaubs- und Feiertage, die Sie andere Benutzer sehen lassen wollen, je nach Wunsch, einfach direkt in deren Outlook-Kalender schieben/kopieren, ohne dass irgendwelche Einladungen/Bestätigungen von einer der beiden Seiten gemacht werden müssen.

Damit das funktioniert, müssen die Outlook-Kalender der Benutzer als Mitglieder mindestens eines Gruppenkalenders eingerichtet werden. Um nun einen Urlaubs-/Feiertag oder eine (unternehmensweite) Veranstaltung an die persönlichen Kalender aller Benutzer zu verteilen, muss lediglich ein (1) Eintrag im Gruppen-Kalender erfolgen, wobei in der Betreff-Zeile ein * (Shift + 8 drücken) angehängt wird.  Der Eintrag mit dem * wird dann in alle Outlook-Kalender der Benutzer kopiert, die Mitglieder dieses bestimmten Gruppen-Kalenders sind.

Auch wenn jetzt mehrere/viele Benutzer den Veranstaltungstermin/Urlaubsdatum in ihren Outlook-Kalendern sehen können, erscheint der Eintrag im Gruppen-Kalender nur einmal. Der Benutzer, der die Veranstaltungen/Einträge macht und verwaltet, kann diese nach Belieben verändern oder löschen, wobei die jeweils gemachten Änderungen auch jeweils automatisch in allen Mitglieder-Kalendern erscheinen.

Wenn Sie die Veranstaltungs-/Termin-Bekanntgabe eingerichtet haben, kann es sein, dass noch ein neuer Benutzer mit der Software ausgestattet und in das Programm integriert wird. Wenn dieser neue Benutzer nun ebenfalls die Veranstaltungstermine aus dem Gruppen-Kalender in seinem eigenen persönlichen Kalender angezeigt bekommen soll, dann folgen Sie bitte folgenden Schritten:

• Fügen Sie den neuen Benutzer als Mitglied des Gruppen-Kalenders hinzu.
• Wählen Sie von der Benutzer-E-Mail-Adressliste (ganz oben rechts) einen Benutzer aus, der dort schon eingetragen ist.
• Wählen Sie unten “import only selected users” (“nur ausgewählte Benutzer importieren”).
• Setzen Sie die “Import number of days in the past” auf Null.
• Setzen Sie die “Import number of days in the future” auf 365 (für das ganz Jahr)
• Klicken Sie auf “start import”. Nach kurzer Zeit erscheinen nun die Einträge/Veranstaltungstermine aus dem Gruppen-Kalender auch im persönlichen Kalender des neuen Benutzers.

Fest zugeordnete Gruppen-Kalender für Veranstaltungen und Urlaubs-/Feiertage und Urlaubsakkreditierung.

Es kann durchaus sehr nützlich sein – auch wenn nicht zwangsläufig erforderlich – separate Gruppen-Kalender für die Veranstaltungs-/Terminplanung und unternehmensweite Feiertage anzulegen. Benutzer können immer nur einer, oder aber auch mehreren Gruppen-Kalendern als Mitglieder zugeordnet werden. Dadurch können Sie die verschiedenen Kalendereinträge und Benutzer, die diese Einträge in ihren eigenen persönlichen Kalendern angezeigt bekommen sollen, sehr gut und übersichtlich strukturieren. Durch das Verwenden von Filtern können Sie zudem verhindern, dass Einträge wie Feiertage und bestimmte Termine/Veranstaltungen nicht gleichzeitig auch in anderen Gruppen-Kalendern angezeigt werden, in denen sie nicht von Bedeutung/irrelevant sind, sondern nur in den Kalendern in denen Sie es wünschen. Somit halten Sie Ihre Gruppen-Kalender immer übersichtlich, während alle Benutzer, die Sie jeweils als Mitglieder in einem Gruppen-Kalender führen – je nach Bedarf – in ihren eigenen Kalendern über die wichtigen Termine informiert werden.
Durch die Einrichtung eines Moderators für eine Gruppenagenda kann auch sehr einfach ein Urlaubsakkreditierungssystem erstellt werden. Der Mitarbeiter stellt seine gewünschten Urlaubstage einfach in seine eigene Outlook-Agenda. Die Software sendet automatisch eine E-Mail an den Moderator (HR-Mitarbeiter) mit einem Link zu der Anfrage, die mit einem Klick geöffnet werden kann. Nach Genehmigung oder Ablehnung des Urlaubs wird dieser unverzüglich in der persönlichen Agenda des Mitarbeiters aktualisiert. Hierfür sind keine weiteren Apps oder spezielle Software erforderlich und Sie können einfach über die Agenda auf dem Handy arbeiten.