Betere Outlook® Groepsagenda's voor teams..

EGC hoeft een gebruiker maar 2 minuten per maand te besparen om kostendekkend te zijn!

Zie alleen wat belangrijk is, voor jou!

Zou het niet fijn zijn om een overzicht te hebben van de afspraken en vergaderingen van je team die voor jou interessant zijn, zonder alle niet-relevante informatie uit ieders agenda?

Stel dat je bedrijf groepsagenda's had met:

  • alleen afspraken die betrekking hebben op een bepaalde grote klant
  • de vakantiedagen van iedereen
  • de roosters van jullie ploegen
  • een overzicht van de monteurs die onderweg zijn en hun feedback als ze bij een klant geweest zijn

En dat zonder dat je ooit iets dubbel hoeft in te voeren?

en krijg meteen wat handige extra functionaliteit

Wat als je:

  • 1 afspraak in een groepsagenda zou maken die direct bij al je collega's in hun persoonlijke Outlook agenda gekopieerd werd, zonder allerlei bevestigingsberichten etc.
  • met sommige collega's sommige afspraken in jullie telefoon kon delen die mee veranderen als een van de collega's deze aanpast.
  • er voor kon zorgen dat iedereen dezelfde kleuren en categorieen zou gebruiken.
  • de Outlook agenda's van je team-leden vanuit 1 agenda kon beheren?

En alles zonder dat de gebruikers iets hoeven in te stellen, zonder rechten te geven aan anderen en zonder extra software op de pc. Alles wordt centraal geregeld.

30 dagen uitproberen

Probeer Exchange Group Calendar (werkt ook met office365) 30 dagen uit, gratis. Het bespaart tijd, geeft rust en overzicht en maakt het delen van belangrijke informatie een automatisch proces. En niemand hoeft anders met zijn Outlook agenda om te gaan of nieuwe vaardigheden te leren.

Tijdens de test is onze helpdesk altijd gratis voor u beschikbaar. We zijn een Nederlands bedrijf en dat maakt de communicatie een stuk makkelijker nietwaar?

Nu meteen uitproberen? Druk op de chat knop en we helpen eventueel via een remote sessie direct met de installatie en configuratie. Meer dan een kwartiertje hoeft dat niet te duren.

 

Als Outlook® alleen niet genoeg is

Outlook® heeft natuurlijk een ingebouwde groepsagenda. Hier meer informatie over die standaard functionaliteit. Die groepsagenda werkt prima voor een klein team van een paar mensen maar daarboven wordt het al snel lastiger te gebruiken. Probeer maar eens 30 agenda's in "overlay mode" te gebruiken!

Een ander punt is dat veel mensen hun agenda vullen met allerlei afspraken die vaak niet interessant zijn voor anderen in hun team. Deze niet-relevante afspraken worden wel getoond aan anderen waardoor de belangrijke afspraken en vergaderingen ondergesneeuwd raken.

Less = more

Het is veel handiger als er meer structuur in de groepsagenda's zit. Je weet dan waar je moet zijn voor bepaalde onderwerpen en met 1 klik zie je wat er speelt.  Als je wilt weten of er morgen mensen vrij zijn dan klik je op de "afwezigheids-agenda" in plaats van door 80 agenda's van je collega's te moeten zoeken.  En dit werkt helemaal automatisch. Die afwezigheids-agenda wordt vanzelf gevuld met afspraken waar bijvoorbeeld de categorie "vrij" is of waar "vakantie" of "afwezig" in het onderwerp staat.

 

Voorbeeld

100 mensen in het bedrijf en 10 werken regelmatig aan een bepaalde klus. Als ze in hun eigen agenda een afpraak maken en daarin de projectnaam vermelden (bijvoorbeeld in het onderwerp of door een categorie te kiezen) dan worden alleen die afspraken naar de project groepsagenda gekopieerd.
Informatie delen gaat zo automatisch en veel beter dan op welke andere manier dan ook zonder extra handelingen.

Wat voorbeelden van de verschillende mogelijkheden met EGC

  • Een groepsagenda waarmee een manager een overzicht krijgt van zijn team leden en direct aanpassingen kan doen

 

  • Voor organisaties met verschillende kantoren, 1 totaal agenda per kantoor met relevante afspraken en 1 agenda met een deelverzameling van alle kantoor groepsagenda's.

 

 

 

  • Een afwezigheids agenda (vakantie, afspraak buiten kantoor) maken.

 

  • Een monteurs-planning die live met hun eigen agenda verbonden is.  Wijzigingen in de groepsagenda werken direct door in de persoonlijke agenda van de monteur. Foto's die de monteur aan de afspraak koppelt komen in de groepsagenda terecht.

 

  • Alle hulpmiddelen (resources in Exchange) verzamelen in 1 overzicht, bijvoorbeeld alle auto's of vergaderruimtes.

 

  • En nog veel meer afhankelijk van uw organisatie's wensen. Chat of bel als u specifieke functionaliteit zoekt. Als het technisch mogelijk is en nog niet in EGC verwerkt is dan bouwen we dat alsnog in.

EGC functies

  • Combineer ieders afspraken in een of meer openbare map agenda's op basis van eigenschappen van de afspraak zonder dat gebruikers iemand hoeven te authoriseren.

 

  • Gebruikers hoeven niets anders te leren werken met de agenda. Alles gaat automatisch.

 

  • Geen software op de pc's te installeren, Geen leercurve en geen rechteninstellingen.

 

  • Zie alleen wat relevant is voor die betreffende groepsagenda. Alle niet gerelateerde informatie wordt uitgefilterd. Verschillende mogelijkheden voor prive instellingen.

 

  • Maak zoveel groepsagenda's als u wilt. Elke agenda met alleen die informatie die nuttig is.

 

  • Beheerders (rechtenkwestie) kunnen vanuit de groepsagenda direct afspraken bij alle leden van die groepsagenda inschieten in hun persoonlijke agenda en die zijn niet te wijzigen voor gewone gebruikers.

 

  • Beheerders kunnen afspraken in de groepsagenda wijzigen of verslepen of zelfs verwijderen en dat synchroniseert direct met de agenda van de betreffende gebruiker.

 

  • Team-leden die nauw met elkaar samenwerken kunnen een eigen groepje vormen dat afspraken in hun persoonlijke agenda heeft en als een van de leden het item verandert verandert het bij de rest van het team mee in de persoonlijke outlook agenda of telefoon.

 

  • zonder de agenda van een ander te openen kun je een item inschieten bij die medewerker simpelweg door de naam in het onderwerp op te nemen.

 

  • Geef gebruikers een van de 25 mogelijke outlook kleuren zodat hun afspraken in de groepsagenda direct herkenbaar zijn. (of geef alle leden van een bepaald team die kleur)

 

  • Bekijk de groepsagenda vanaf pc, browser of telefoon

 

  • Installeer de software op een willekeurige pc zolang die maar contact kan maken met office 365 of Exchange server.

 

  • Het gcadmin beheerconsole kan gewoon vanaf de eigen pc gebruikt worden

 

  • Communicatie van de software met Exchange is vergelijkbaar met hoe Outlook het doet. 

 

  • Toch de-installeren? Geen kans op overblijfselen of problemen. Alles van de software bevindt zich in 1 directory. Verwijder die en alles is weg. De registry wordt niet gebruikt.

Klanten vertellen. (u leest de vertaling van de originele Engelse website vandaar dat alles hieronder van Engelstalige klanten is)

"your product is truly a one of a kind and there really is nothing else out there like it that is so simple and elegant in how it aggregates the Exchange calendars. It is a very valuable piece of software to our organization." 

We use it as an ER Call schedule.  Our providers need to know when they are on call and also who is on call at any given time and this gives us the freedom to manage one calendar but have that calendar be seen by users all over.  We have just started using iPhones which sync with our Outlook personal calendars and because the Group Calendar items show in the personal calendars we have found the perfect solution for our ER schedule.

OpusFlow

First, I would like to say that your application is, by far, the best exchange app that I have come across for dealing with calendars. Microsoft may have bought my house, but I truly hate the way they put things together and your app is helping me in areas that MS has dropped the ball.

For sometime now I have been trying to find a suitable calendar system for our company which would easily cope with multiple people in multiple locations connecting to our server via LAN, VPN and Terminal Services. Whilst Microsoft Outlook® is a good solution for the individual, it is not easily configurable to meet group needs. I was delighted to find GC Exchange which appeared to meet our needs. Installation was easy and for my one minor query the technical support was excellent.

We have been using GroupCalendar for Exchange for about 3 years now. It is a great product and works well for our needs. We use it to show when our staff is Out of Office for different reasons so that we know who is available throughout the week and month. The other key reason we use it is to track vacation time. All of the employees mark their calendar for vacation, and this information is copied to the Out of Office calendar. We have created Outlook® views so that anyone can go in and see how much vacation time they have used, and our HR person can view the entire calendar at the end of the year and add up the vacation time used for each employee.