Hoe distribueer je bedrijfsbrede events en vakantiedagen naar de Outlook agenda's van alle exchange gebruikers.

Exchange Group Calendar heeft een aantal handige features. De mogelijkheid om afspraken vanuit een groepsagenda direct bij alle gebruikers in hun eigen agenda te zetten zonder dat de gebruiker een uitnodiging hoeft te accepteren is er daar een van.

Hiervoor is nodig dan de gebruikers ingesteld zijn als lid van een van de groepsagenda's. Om een afspraak naar ieders persoonlijke agenda te kopieren moet een beheerder (iemand met wat meer rechten op de groepsagenda) de afspraak direct in de groepsagenda aanmaken en een * in het onderwerp opnemen. 

Alle leden van de betreffende groepsagenda krijgen die afspraak dan in hun persoonlijke agenda gekopieerd. 
ook al zijn er meerdere mensen met dezelfde afspraak, in de groepsagenda zal er maar 1 afspraak zichtbaar blijven. Deze afspraak kan eventueel aangepast of verplaatst worden naar een ander tijdstip en de reeds bestaande kopieen in de gebruikersagenda's zullen de aanpassing volgen.

als er een nieuwe Outlook gebruiker bij de organisatie komt werken met een lege agenda die ook voorzien moet worden van de afspraken die reeds centraal aangemaakt zijn dan dient men het volgende te doen:

  • Maak de nieuwe medewerker lid van de groepsagenda waar de afspraken centraal ingepland zijn
  • Kies nu een gebruiker uit de lijst in gcadmin die al langer in de organisatie werkt
  • Onder in gcadmin.exe kies: "Import selected users"
  • zet in het vakje achter "days in the past" 0
  • zet in het vakje achter "days in the future" 365 (een jaar)
  • druk op de knop "start import" na enige tijd zal de agenda van de nieuwe gebruiker ook de reeds bestaande centraal ingeplande afspraken bevatten.

Speciale groepsagenda's voor centraal beheerde afspraken (events) en vakantie?

Hoewel het niet noodzakelijk is kan het overzichtelijk en handig zijn om daarvoor verschillende groepsagenda's aan te maken. Gebruikers kunnen zonder probleem van meerdere groepsagenda's lid zijn dus wat dat betreft is er geen beperking. 
Met het gebruik van filters op de andere groepsagenda's kan voorkomen worden dat sit soort afspraken in die agenda's zichtbaar worden om op die manier elke groepsagenda zo relevant mogelijk te houden.