Exchange Group Calendar installatie
Gebruik de Graph-versie voor Microsoft 365 / Office 365. Gebruik de EWS-versie alleen voor on-prem Exchange.
Office 365 / Microsoft 365 installatie
Geschatte installatietijd: 3 minuten. Gebruik EGC_GRAPH.zip voor Microsoft 365 / Office 365.
Voor je begint
Zorg voor een Microsoft 365-installatie dat deze drie dingen beschikbaar zijn.
- Een Windows-computer of server die tijdens kantooruren aan staat, plus iemand die daar software op mag installeren.
- Een gebruiker die toegang heeft tot Entra / Azure en het Microsoft tenant-ID weet.
- Een Microsoft 365-mailbox die alleen door EGC gebruikt kan worden om de groepsagenda's te hosten.
Downloaden en uitpakken
Download EGC_GRAPH.zip en pak het uit in een normale schrijfbare map, bijvoorbeeld C:\EGC_GRAPH of D:\EGC_GRAPH. Gebruik geen Program Files, omdat EGC schrijfrechten nodig heeft in submappen.
GCADMIN-mailbox maken of hergebruiken
Maak bij een nieuwe installatie een aparte Microsoft 365-mailbox in de Office 365 admin console. Een normale Microsoft 365-licentie is nodig. Wij adviseren GCADMIN als gebruikersnaam. De groepsagenda's komen onder de standaard Outlook-agenda van deze mailbox.
Oude installatie migreren
Gebruik je al Exchange Group Calendar, stop dan eerst de bestaande EGC-service en kopieer de bestaande config.ini naar de rootmap van EGC_GRAPH. De bestaande configuratie wordt automatisch gebruikt.
gcadmin.exe starten
Start gcadmin.exe. Eventueel kun je daarna een snelkoppeling op het bureaublad of in het startmenu maken.
EGC registreren in Entra / Azure
Vul de Tenant ID van de klant in en gebruik de registratieknop in GCADMIN. Hiermee wordt de EGC app registration in de Microsoft tenant van de klant aangemaakt en krijgen de benodigde Graph-rechten toestemming.
GCADMIN-mailbox valideren
Vul het e-mailadres van de GCADMIN-mailbox in en klik op Validate. EGC controleert of de mailbox bereikbaar is, of de agenda geopend kan worden, en of een testitem kan worden gemaakt en verwijderd.
Eerste test-groepsagenda maken
Na tenantregistratie en mailboxvalidatie worden de overige opties actief. Voeg voor een basistest een groepsagenda en een gebruiker toe. Selecteer beide en klik op Make member.
Rechten en filters instellen
Selecteer de groepsagenda en stel in of deze standaard verborgen of zichtbaar is, wie de agenda mag zien, wie beheerrechten heeft en welke Outlook-items opgenomen moeten worden.
Service installeren en starten
Klik op Install Service en daarna op Start Service. Open Outlook, controleer of de groepsagenda zichtbaar is, voeg enkele items toe aan je persoonlijke agenda en controleer of ze naar de groepsagenda worden gekopieerd.
Overzicht van de instellingen in de GCADMIN-console
Deze instellingen dekken installatie, servicebeheer, groepsagenda's, gebruikers, rechten, filters, privacy, import en categoriebeheer.
Initial setup
- Tenant ID
- De Microsoft Entra/Azure tenant-ID van de klantomgeving.
- Register EGC in Entra/Azure
- Maakt de EGC app registration aan in de Microsoft tenant van de klant en kent de benodigde Graph-rechten toe.
- Remove EGC Azure registration
- Verwijdert de EGC app registration wanneer een klant wil opruimen of opnieuw wil beginnen.
- GC admin email address
- De gelicenseerde mailbox waarin de groepsagenda's worden gehost.
- Validate gcadmin
- Controleert of EGC de GCADMIN-mailbox en agenda kan openen en een testitem kan maken en verwijderen.
Support en service
- Buy license
- Opent de licentie-aankooppagina van EGC.
- Open log
- Opent de actuele EGC-servicelog voor support en diagnose.
- Chat with support
- Opent live support rechtstreeks vanuit de console.
- Install service
- Installeert de EGC-GRAPH Windows-service.
- Start / Stop / Restart
- Bedient de achtergrondservice.
- Uninstall
- Verwijdert de Windows-service-registratie.
Groepsagenda's en gebruikers
- Group calendars
- De gedeelde Outlook-agendamappen die EGC beheert.
- Add groupcalendar
- Maakt een nieuwe groepsagenda onder de GCADMIN-mailbox.
- Delete selected
- Verwijdert de geselecteerde groepsagendamap en ruimt de configuratie op.
- Purge
- Leegt geselecteerde groepsagenda's zonder gebruikersagenda's te wijzigen.
- Users
- De mailboxen die EGC mag scannen en synchroniseren.
- Add user(s)
- Voegt gebruikers handmatig toe, vanuit de GAL of via een distributielijst. Gebruikers kunnen ook een tweede kort e-mailadres hebben.
- Delete selected
- Verwijdert geselecteerde gebruikers uit de EGC-configuratie.
- Make selected user(s) member of selected groupcalendar(s)
- Koppelt geselecteerde gebruikers aan geselecteerde groepsagenda's.
- Remove selected member(s) from selected groupcalendar
- Verwijdert geselecteerde leden uit de geselecteerde groepsagenda.
- Members of selected groupcalendar
- Toont van wie agenda-items naar de geselecteerde groepsagenda gekopieerd mogen worden.
Rechten
- Groupcalendar hidden
- Normale gebruikers zien de agenda niet, tenzij ze expliciet toegang krijgen.
- Groupcalendar visible
- Normale gebruikers kunnen de groepsagenda openen en lezen.
- Groupcalendar visible list
- Selecteert gebruikers die een verborgen groepsagenda mogen zien.
- Admins
- Selecteert gebruikers die items in de groepsagenda mogen maken, wijzigen en verwijderen.
- Load all users
- Breidt de rechtenlijst uit buiten de huidige leden.
- Save permissions
- Schrijft de geselecteerde rechten direct naar Outlook/Graph maprechten.
Filters
- Text / category filters
- Bepaalt welke items worden opgenomen op basis van onderwerp, bodytekst of Outlook-categorie.
- Mode
- Kies geen filter, alleen overeenkomende items tonen, of overeenkomende items verbergen.
- Subject contains
- Zoekt woorden in het onderwerp van de afspraak.
- Body contains
- Zoekt woorden in de bodytekst van de afspraak.
- Categories
- Zoekt exacte Outlook-categorienamen.
- Busy / OOF / Working elsewhere / OOF + Else
- Neemt alleen items op met de gekozen Outlook-beschikbaarheidsstatus.
- Hide free time
- Sluit items uit die als vrij zijn gemarkeerd.
- Result
- Toont in gewone taal wat de ingestelde filtercombinatie doet.
- Show subject only
- Kopieert alleen het onderwerp, niet alle details.
- Hide body text
- Verwijdert bodytekst uit kopieen in de groepsagenda.
- Include domain attendees
- Neemt meetings altijd op wanneer geselecteerde personen of domeinen zijn uitgenodigd.
- Open domain attendee list
- Opent de e-mail-/domeinlijst voor het attendee-filter.
Geavanceerde instellingen
- Moderators
- Stuurt e-mailnotificaties naar geselecteerde moderators wanneer nieuwe items verschijnen.
- Meeting prefix
- Stelt het woord in waarmee EGC meetings in groepsagenda-onderwerpen markeert.
- Disable 2-way sync
- Kopieert gebruikersagenda-items naar de groepsagenda, maar negeert wijzigingen die in de groepsagenda worden gemaakt.
- Process future only
- Verwerkt alleen items die in de toekomst beginnen.
- User subfolder name
- Gebruikt waar mogelijk een genoemde agenda-submap in plaats van de standaardagenda van de gebruiker.
- Remove items older than 60 days
- Ruimt oude groepsagenda-items op om Outlook sneller te houden.
- Use user timezone
- Helpt wanneer gebruikersagenda's in een andere tijdzone staan dan de server.
- Log files
- Stelt in hoeveel logbestanden bewaard worden.
- Save settings
- Slaat groepsagenda-instellingen op.
Privacy, import en categorieen
- Do nothing
- Behandelt prive Outlook-items als normale items.
- Hide
- Kopieert prive-items niet naar groepsagenda's.
- Hide details and change subject into
- Laat zien dat de gebruiker bezet is, maar verbergt de details.
- Import
- Bouwt groepsagenda-inhoud opnieuw op vanuit bestaande gebruikersagenda's.
- Days past / Days future
- Bepaalt het importdatumbereik.
- Start import / Stop import
- Start of annuleert een importtaak.
- Category management
- Beheert Outlook-categorieen en kleuren voor EGC.
- Add / Edit / Delete
- Beheert EGC-categoriedefinities.
- Delete all categories but defined list
- Vervangt Outlook-categorieen van gebruikers door de beheerde EGC-categorielijst.
On-prem Exchange Server installatie
Gebruik de EWS-versie alleen voor on-prem Exchange-omgevingen. Vraag EGC_EWS.zip per e-mail aan.
GCADMIN-account maken
Maak een nieuwe gebruiker in Active Directory, bijvoorbeeld GCadmin, en geef deze een mailbox. Lidmaatschap van Domain Users is voldoende. Controleer in Exchange Management Console het tabblad Account en Email Addresses. Het primaire e-mailadres van GCADMIN moet in het lokale domein staan als dat afwijkt van het internetdomein.
Impersonation-rechten toekennen
Voer dit commando uit in de Exchange Management Shell:
New-ManagementRoleAssignment -Name:EGCimpersonation -Role:ApplicationImpersonation -User:gcadmin
Software downloaden en uitpakken
Vraag EGC_EWS.zip aan. Nadat je het ZIP-bestand per e-mail hebt ontvangen, pak je het uit op een 64-bit Windows-computer of server die aan blijft terwijl Exchange gebruikt wordt. Vraag een testlicentie aan; de EWS-versie werkt niet zonder licentie.
Verbinding testen
Start GCADMIN.EXE, vul het e-mailadres en wachtwoord van GCADMIN in en klik op Test Credentials. De status onderin de console moet tonen dat aanmelden op Exchange gelukt is.
Groepsagendamappen maken
Maak een of meer agendamappen in Public Folders in Microsoft Outlook. Als Public Folders nog niet beschikbaar zijn, maak dan eerst een Public Folder tree. Doe dit in Outlook, niet in Exchange Management Console of Exchange Shell, omdat die tools mailmappen maken. Druk in Outlook op CTRL + 6, zoek Public Folders, maak een nieuwe map en kies Contains Calendar Items.
Public folder-rechten instellen
Open de rechten van de nieuwe groepsagenda. Voeg GCADMIN toe als Owner. Admin-gebruikers krijgen ook Owner. Normale gebruikers hebben meestal Author-rechten nodig. Wil je de agenda voor een gebruiker verbergen, voeg die gebruiker toe en verwijder Folder Visible. Klik rechts op de agenda en voeg hem toe aan Favorites zodat hij in het normale agenda-overzicht van Outlook verschijnt.
Groepsagenda's en gebruikers toevoegen
Voeg in GCADMIN.EXE groepsagenda's toe met dit padformaat:
/folder/subfolder/subsubfolder
De eerste slash staat voor het niveau onder Public Folders / All Public Folders. Bijvoorbeeld: Public Folders / All Public Folders / groupcal wordt /groupcal. Voeg alle gebruikers-e-mailadressen toe waarvan de agenda gesynchroniseerd moet worden. Gebruikers die alleen een groepsagenda bekijken hoeven niet in de user list.
Gebruikers aan groepsagenda's koppelen
Een gebruiker kan lid zijn van een of meer groepsagenda's. Lidmaatschap betekent dat persoonlijke agenda-items naar de groepsagenda kunnen kopieren, en dat groepsagenda-items eventueel terug naar de gebruikersagenda kunnen synchroniseren. Selecteer de gebruiker en de groepsagenda en klik op de knop om de gebruiker lid te maken.
Primary Group Calendar
Gebruik je Primary Group Calendar-functionaliteit, vink dan in de ledenlijst van de groepsagenda de checkbox aan om de geselecteerde groepsagenda als Primary Group Calendar van de gebruiker aan te wijzen.
Service installeren
Bewerk RunEGCasService.ini in de map waar de software is uitgepakt. Controleer dat CommandLine en WorkingDir overeenkomen met de installatiemap.
CommandLine = C:\GroupCalendar\ExchangeGroupCalendar_EWS.exe WorkingDir = C:\GroupCalendar
Voer InstallService.bat uit. Geeft dit een foutmelding, start hem dan vanuit een verhoogde command prompt nadat je naar de installatiemap bent gegaan.
Logging aanzetten en werking controleren
Zet in GCADMIN logging naar een tekstbestand aan. Open egclog1.txt nadat de EGC-service is gestart. Controleer of de licentie werkt, de Exchange-verbinding werkt en er geen rechtenproblemen zijn. Zie je geen meldingen met error, exception of problem, dan werkt alles zoals verwacht.
Extra configuratie in config.ini
Deze opties zijn vooral bedoeld voor grotere of on-prem installaties waarbij configuratie handmatig of via scripts wordt beheerd.
Gebruikers bulk importeren
- Gebruikers exporteren uit Exchange
- Je kunt config.ini handmatig of via een script bewerken. Gebruik onderstaand Exchange Shell-commando om alle e-mailadressen te exporteren en stuur de lijst samen met config.ini naar support, of maak zelf een genummerde lijst in Excel.
Bestaande agenda-items importeren
- [Import]
- Zet ImportNow=True en definieer PastDays, FutureDays en eventueel Users om groepsagenda-inhoud opnieuw op te bouwen vanuit bestaande gebruikersagenda's. Als Users leeg is, worden items van alle gebruikers geimporteerd.
Opschonen
- [CleanUp]
- Standaard worden items ouder dan 60 dagen uit groepsagenda's verwijderd. Zet RemoveOlderThan60Days=False om dit uit te schakelen.
Tweede GCADMIN-account
- [GCAMIN2]
- Voor Office 365 EWS-installaties met meer dan 20 groepsagenda's kan een tweede GCADMIN-account nodig zijn. Corrigeer de spelling van GCAMIN2 niet.
Agenda-submap per gebruiker
- [UseSubFolderCalendar]
- FolderName=MySubfolder maakt en gebruikt een subagenda onder de standaard Outlook-agenda van elke gebruiker.
Tijdzone en alleen toekomstige items
- [TimeZone]
- UseUserTimeZone=True gebruikt de tijdzone van de gebruiker.
- [ProcessFutureOnly]
- Value=True verwerkt alleen items die in de toekomst beginnen.
Wachtwoord versleutelen
- [EncryptPassword]
- Zet Value=True, sla config.ini op, open gcadmin.exe, vul het wachtwoord opnieuw in en klik uit het wachtwoordveld. Het wachtwoord wordt vervangen door ******.
GCADMIN-agenda gebruiken als root voor groepsagenda's
- [GcadminCalendarIsGcroot]
- Zet Value=True wanneer je geen Public Folders wilt gebruiken. De software gebruikt dan de standaard Calendar-map in de GCADMIN-mailbox als rootlocatie. Gebruik /foldername bij het toevoegen van een groepsagenda.
Voorbeeldinstellingen
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Select-Object DisplayName,ServerName,PrimarySmtpAddress, @{Name="EmailAddresses";Expression={$_.EmailAddresses | Where-Object {$_.PrefixString -ceq "smtp"} | ForEach-Object {$_.SmtpAddress}}} > c:\temp\export.txt
[Import]
ImportNow=True
PastDays=30
FutureDays=30
Users=a@b.com;c@b.com;d@b.com
[CleanUp]
RemoveOlderThan60Days=False
[GCAMIN2]
EmailAddress=
Password=
[UseSubFolderCalendar]
FolderName=MySubfolder
[TimeZone]
UseUserTimeZone=True
[ProcessFutureOnly]
Value=True
[EncryptPassword]
Value=True
[GcadminCalendarIsGcroot]
Value=True