*

Bedrijfsevents en feestdagen naar Outlook - zonder uitnodigingsruis.

Beheer één bronafspraak en verspreid deze naar geselecteerde Outlook-agenda’s zonder dat iedere medewerker een uitnodiging hoeft te accepteren.

Het sterretje is de trigger. Maak één item aan in een group calendar en zet een sterretje (*) in het onderwerp. Exchange Group Calendar kopieert dat item vervolgens naar de persoonlijke Outlook-agenda’s van de gebruikers die lid zijn van die group calendar.

Waarom dit handig is

Niet elk bedrijfsevenement hoeft als uitnodiging te worden verstuurd. Voor feestdagen, bedrijfsactiviteiten, interne deadlines of algemene kantoordatums wil je vaak alleen dat het item zichtbaar is in de Outlook-agenda’s van de juiste mensen.

Exchange Group Calendar gebruikt hiervoor een centrale group calendar als bron. Een beheerder maakt of wijzigt één item in die group calendar, waarna EGC het item verspreidt naar de persoonlijke agenda’s van de geselecteerde gebruikers.

Hoe de sterretje-trigger werkt

Om een event of feestdag naar persoonlijke agenda’s te pushen, maak je het item aan in de juiste group calendar en voeg je een sterretje toe aan het onderwerp. Op de meeste toetsenborden typ je een sterretje met Shift + 8.

Voorbeeldonderwerp:

* Bedrijfsfeestdag

Zodra EGC het sterretje in het onderwerp ziet, kopieert het systeem dat item naar alle Outlook-gebruikers die lid zijn van die specifieke group calendar.

Een item naar alleen geselecteerde gebruikers pushen

Soms wil je een item niet naar alle leden van de group calendar sturen. EGC kan ook gericht naar één of meer specifieke gebruikers pushen via het unieke deel van hun e-mailadres.

Afspraken die vanuit gebruikers naar de group calendar komen, worden daar standaard getoond met die unieke naam tussen blokhaken. Bijvoorbeeld: afspraken van jimR@company.com verschijnen als [JimR] Onderwerp.

Wil je een nieuw item naar twee gebruikers pushen, maak dan een nieuw item in de group calendar en begin het onderwerp met de gebruikerscodes tussen hekjes, gescheiden door een pipe-teken:

#JimR|JohnV# Onderwerp

Voor drie gebruikers voeg je nog een naam toe, bijvoorbeeld #JimR|JohnV|JaneD# Onderwerp. Voor één gebruiker gebruik je #JimR# Onderwerp.

Slechts één bronitem om te beheren

Hoewel meerdere gebruikers het gepubliceerde event of de feestdag in hun eigen Outlook-agenda zien, staat er in de group calendar maar één bronitem. Als de organisator dat bronitem wijzigt of verwijdert, wordt die wijziging opnieuw doorgezet naar de leden van de group calendar.

Komt er later een nieuwe gebruiker bij het team en wordt die persoon lid van de group calendar, dan kan het event ook naar die agenda worden gepubliceerd.

Basisinstelling

• Maak een group calendar aan in de GCADMIN-console.
• Voeg gebruikers toe door hun e-mailadres te typen, ze te selecteren uit de Global Address List, of een distributielijst te selecteren.
• Selecteer de gebruikers en de group calendar en klik op Make member.
• Selecteer bij de rechten minimaal één beheerder die de *-items mag aanmaken.
• Maak het event of de feestdag aan in de group calendar en zet * in het onderwerp.

Aparte group calendars voor events of feestdagen

Het is niet verplicht, maar vaak wel handig om aparte group calendars te maken voor bedrijfsevenementen, feestdagen of algemene kantoordatums. Omdat gebruikers lid kunnen zijn van meerdere group calendars, kun je verschillende soorten agenda-items netjes scheiden.

Met filters op andere group calendars kun je voorkomen dat feestdagen en algemene events verschijnen in agenda’s waar ze niet nodig zijn. Zo blijven de agenda’s gericht en voorkom je onnodige ruis.

Goedkeuring van vakantie- en verlofaanvragen

Een vakantiecalendar kan ook met een moderator worden gebruikt. In die opzet maken gebruikers hun verlofaanvraag in hun eigen Outlook-agenda. Exchange Group Calendar stuurt de aanvraag naar HR of een andere verantwoordelijke beoordelaar, waarna de uitkomst wordt teruggeschreven naar het item in de agenda van de gebruiker.